Møteutfordringer
Det skrives og snakkes mye om møtestruktur.
Hvordan stramme opp? Hvordan kutte? Hvordan effektivisere?
Ledere lager kjøreregler. Agenda sendes ut. Roller tydeliggjøres. Møteleder går på omgang.
Likevel hører vi det samme – år etter år:
«Vi har for mange møter.»
«Møter stjeler for mye tid»
«Hverdagen spises opp.»
«Vi får ikke tid til ledelse.»
Henning Bang ved Universitetet i Oslo viser til at ledere selv anslår at rundt 40 prosent av tiden i møter oppleves som lite verdiskapende. Likevel øker møteaktiviteten mange steder.
Når organisasjoner gang på gang forbedrer struktur uten varig effekt, ligger forklaringen ofte dypere.
Kanskje handler møteutfordringen mindre om struktur – og mer om kultur.
Møter er nødvendige – men ikke alt trenger møteformatet
Møter har en viktig funksjon. De brukes til å:
- fatte beslutninger
- drøfte komplekse problemstillinger
- sikre fremdrift
- skape felles retning
God møtestruktur er håndverk: tydelig formål, riktig deltakelse, forberedelser og oppfølging.
Det er nødvendig. Men det er ikke tilstrekkelig?
Når det å være tilstede i rommet gir verdi
I arbeidet med ledergrupper stiller vi ofte et enkelt spørsmål:
Hva hindrer dere i å takke nei til møter?
Svarene handler sjelden om agenda. De handler om noe annet:
- Frykt for å miste oversikt
- Frykt for å gå glipp av viktig informasjon
- Frykt for at fravær tolkes som lavere engasjement
- Når informasjon primært deles i rommet, får fysisk tilstedeværelse betydning.
- Når både “need to know” og “nice to know” behandles likt, vokser møtevolumet.
- Når fravær kan tolkes negativt, fremstår deltakelse som tryggere enn prioritering.
Så lenge det å være i rommet gir informasjon, innflytelse og status, fylles kalenderen.
Møtet blir en forsikringsordning. Jeg er innenfor.
Fra sak til posisjon
Når møteaktivitet i seg selv gir status, blir reduksjon krevende. Tilstedeværelse signaliserer betydning.
Synlighet kan overskygge bidrag. Oppmerksomheten flyttes fra sak til posisjon.
Fra beslutning til synlighet. Dette handler ikke om enkeltpersoner.
Det handler om kultur.
Konsekvensen: Ledelsesrommet krymper
- God ledelse krever tid.
- Tid til oppfølging.
- Tid til strategisk refleksjon.
- Tid til vanskelige samtaler.
- Tid til relasjonsbygging.
Når møteaktiviteten eser ut, fylles kalenderen – samtidig som lederrommet krymper.
Møter brukes ofte for å skape oversikt og kontroll.
Paradokset er at den samme møteaktiviteten reduserer tiden til faktisk ledelse.
Struktur er nødvendig – men utilstrekkelig
Agenda, mål og tydelig møteledelse har sin plass. Likevel endrer ikke nye kjøreregler kulturen alene.
Hvis status fortsatt knyttes til tilstedeværelse, hvis informasjon fortsatt primært deles i rommet,
og hvis fravær fortsatt tolkes negativt, vil møtevolumet øke – uansett hvor god strukturen er.
Hva ledere kan gjøre annerledes:
Reell endring krever bevisste valg. Noen grep gjør en forskjell:
- Skille tydelig mellom “need to know” og “nice to know”
Ikke all informasjon trenger møteformatet. - Dele relevant informasjon strukturert
Informasjon som angår en sak, deles med dem som faktisk trenger den for å ta ansvar og beslutninger.
Dette gjelder uansett nivå – ledergruppe, team eller prosjekt.
Ikke all informasjon deles med alle.
Men relevant informasjon gjøres tilgjengelig for dem den angår – uten at fysisk tilstedeværelse i et møte er eneste vei inn.
Når rapportering og “nice to know” deles på andre måter enn i møte, blir det mindre nødvendig å være til stede for sikkerhets skyld. - Koble deltakelse til rolle
Hvem bidrar faktisk til beslutningen?
Hvem trenger å være der – og hvem trenger kun informasjonen? - Avklare hva fravær betyr
Fravær betyr ikke lavere engasjement.
Dette må sies tydelig og praktiseres konsekvent.
Hvordan vi arbeider med møtekultur
I arbeidet med organisasjoner og ledergrupper starter vi sjelden med agenda-mal.
Vi starter med refleksjon:
- Hva er møter for oss – utover det faglige?
- Hva er vi redde for å miste?
- Når gir deltakelse status?
- Når kan informasjon flyttes ut av rommet?
Derfra utvikler organisasjonene og ledergruppene noen få, tydelige prinsipper som forplikter. Struktur får effekt når kulturen støtter den.
Et ledervalg
Møtekultur er ikke først og fremst et møteprosjekt.
Det er et valg. Ikke minst et ledervalg.
Viljen til å forplikte seg avgjør om noe faktisk endrer seg.
Spørsmålet videre er ikke om dette er lurt, men hvordan vi holder hverandre ansvarlige for det.
Fra vårt arkiv :
Sitter du ofte i lite effektive og langdryge møter?
Stuper du og teamet ditt ned i detaljene – i møte etter møte?
